I LIBRI CONTABILI E I REGISTRI OBBLIGATORI

I LIBRI CONTABILI E I REGISTRI OBBLIGATORI

I LIBRI CONTABILI OBBLIGATORI I libri contabili obbligatori sono quelli previsti dal codice civile, secondo cui l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere:·                     Il libro giornale e il libro degli inventari;
Le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa (es, il libro mastro).
I REGISTRI I registri sono quelli previsti dalla normativa fiscale in particolare:
·                     Le scritture previste ai fini Iva (registro Iva acquisti, vendite e corrispettivi);
·                     Mastri, conti, sottoconti, partitari clienti e fornitori;
·                     Le scritture ausiliarie di magazzino;
·                     Libro cespiti ammortizzabili.
MODALITA’ DI TENUTA DEI LIBRI CONTABILI OBBLIGATORI

 

 i libri, i registri e i documenti contabili possono essere tenuti:·                     In modalità cartacea manuale;
In formato elettronico avvalendosi di procedure informatiche

MODALITÀ CARTACEA

BOLLATURA E NUMERAZIONE

 

 

 Prima di essere utilizzati, i libri contabili obbligati:

  • Devono essere numerati progressivamente in ogni pagina;
  • Qualora sia previsto l’obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del Registro delle imprese o da un notaio;
  •  l’ufficio del registro o il notaio devono dichiarare nell’ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono.
  • Numerazione progressiva in ogni pagina, che può essere eseguita nella parte alta o bassa di ciascuna pagina;
  • Bollatura su ogni foglio (un foglio è composto da due pagine), tramite l’impiego di timbri o sigilli manuali (solitamente ad inchiostro), meccanici o elettro-meccanici (solitamente a pressione);
  • Dichiarazione, nell’ultima pagina del libro, del numero di fogli che lo compone.

ESCLUSIONE
Non sono soggetti a bollatura né a vidimazione, i seguenti libri contabili e i registri (libro giornale, libro degli inventari e registri obbligatori ai fini delle imposte dirette, come il libro cespiti, e dell’Iva, come i registri Iva degli acquisti e delle fatture emesse), pur permanendo l’obbligo della loro numerazione progressiva
 CONSERVAZIONE SCRITTURE ·                     I libri e registri redatti in modalità cartacea manuale devono essere conservati su carta;
·                      I libri e registri redatti avvalendosi di procedure informatiche, possono essere conservati:
Con modalità analogica, ovvero attraverso la stampa su carta;
Con modalità elettronica.

 CONSERVAZIONE SCRITTURE AUSILIARIE MAGAZZINO

 

 Le scritture ausiliarie di magazzino fiscalmente obbligatorie devono essere conservate sino a che non siano definiti gli eventuali accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre, i dieci anni.

Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati sino alla stampa dei dati ivi contenuti;
Queste scritture possono essere conservate sotto forma di registrazioni su supporti di immagini (dischi, CD, DVD, microfilm e simili) purché i dati ivi inseriti siano inalterabili e immodificabili e purché sia possibile – a richiesta degli organi di controllo – la regolare visione di quanto memorizzato e la loro puntuale riproduzione a stampa.
 

TERMINI DI CONSERVAZIONE

 

 Tutti i documenti contabili fiscali e societari devono essere conservati per un tempo definito:
·                     I libri e i registri contabili;
·                     Gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute;
·                     Le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
AI FINI CIVILISTICI
i predetti documenti debbano essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
AI FINI FISCALI
In ambito tributario i predetti documenti e le scritture contabili obbligatorie e di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali (nonché gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse) devono essere conservata sino a quando non siano preclusi gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta.

  • gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge.
SOGGETTI TENUTI ALLE SCRITTURE CONTABILI

 sono assoggettati all’obbligo di tenuta delle scritture contabili i seguenti soggetti:
·                     Le società soggette ad Ires (Spa, Sapa, Srl, società cooperative e di mutua assicurazione);
·                     Le Snc, le Sas e i soggetti ad esse equiparati;
·                     Le persone fisiche che esercitano imprese commerciali;
·                     Le imprese esercenti attività agricole che si avvalgono dei regimi forfetari;
·                     Le imprese esercenti attività di agriturismo;
·                     Le imprese di allevamento di animali che eccedono i limiti di Legge;
·                     Le persone fisiche che esercitano arti e professioni;
·                     Le società o associazioni fra artisti e professionisti;
·                     Le associazioni non riconosciute, i consorzi e le altre organizzazioni non appartenenti ad altri soggetti passivi, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
·                     Le stabili organizzazioni di società ed enti non residenti nel territorio dello Stato;
·                     Enti pubblici e privati diversi dalle società soggette ad Ires, nonché i trust, residenti in Italia, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;

SOGGETTI ESONERATI

 Coltivatori del fondo
Artigiani
Piccoli commercianti
Coloro che esercitano un’attività professionale organizzata prevalentemente con il lavoro proprio e dei componenti della famiglia (articolo 2083 c.c.).
le società di mutua assicurazione;
le società di capitali dichiarate fallite;
LIBRI PER CUI È OBBLIGATORIA LA VIDIMAZIONE NELLE SPA
( SOCIETÀ PER AZIONI ) 		 l il libro dei soci, ove devono essere indicati il numero delle azioni emesse, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti ed i vincoli ad esse relativi, nonchè i versamenti eseguiti, gli eventuali annullamenti dei titoli azionari nonchè l’eventuale ammortamento e rilascio di duplicati;
l il libro delle obbligazioni, dove devono essere indicati l’ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, il cognome e il nome dei titolari di obbligazioni nominative, nonchè i trasferimenti ed i vincoli ad esse relativi;
l il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
l il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione;
l il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale;
l il libro del comitato di controllo sulla gestione se esistente;
l il libro delle adunanze del consiglio di sorveglianza se esitente.
l il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
l il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea degli obbligazionisti.
l Libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’art. 2447 sexies.
LIBRI PER CUI È OBBLIGATORIA LA VIDIMAZIONE NELLE l Libro delle decisioni dei soci;
l Libro delle decisioni degli amministratori;
l Libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore nominati ai sensi dell’art. 2477.

REGOLE PER LA TENUTA DEI LIBRI SOCIALI E REGISTRI CONTABILI SU SUPPORTO CARTECEO
 

LIBRO GIORNALE 

SU SUPPORTO CARTECEO

 

 ·  Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa con indicazione obbligatoria della data, la descrizione e la rappresentazione delle operazioni con i relativi importi delle operazioni distinti per ciascun mastro.

  • La tenuta del libro giornale deve avvenire secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza Interlinee e senza trasporti in margine, non valide le scritturazioni a matita sul libro.
  • VIETATO fare abrasioni e se è necessaria qualche cancellazione, le parole o le frasi devono essere “carcerate” in modo che le parole cancellate siano leggibili.
  • tutte le annotazioni devono essere effettuate entro 60 giorni dall’avvenuta operazione;
 

LIBRO INVENTARI

 
  • il libro inventari, da non confondere con l’inventario delle merci di magazzino, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina.
  •  Il documento va redatto per la prima volta in  fase di costituzione dell’impresa ed evidenzia il patrimonio inziale e al termine di ogni periodo amministrativo.
  • Il libro degli inventari deve essere tenuto secondo le norme riportare per il libro giornale.
  • Nel libro inventari vanno riportati tutti gli elementi obbligatoriamente previsti dal Codice civile o dalle norme d’impresa e societarie, da leggi speciali e dalla normativa fiscale: l’inventario patrimoniale iniziale; lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa redatti per ogni esercizio; la consistenza dei beni aziendali raggruppati in categorie omogenee per natura e valore, con il valore attribuito a ciascun gruppo.
  • L’inventario completo e definitivo stampato sul bollato deve essere FIRMATO dal titolare dell’impresa individuale o dal rappresentante legale della società.
  • La norma civilistica richiede espressamente la sottoscrizione dell’inventario, in caso di verifica non è valida la disponibilità dei dati su supporto magnetico e la stampa in presenza del verificatore come è possibile fare per le scritture contabili. (ricordare differenza tra libri sociali e registri)
LIBRO MASTRO

 
  • Il libro “mastro dei conti è formato da tutte le schede o partitari di tutti i conti utilizzati, ed ogni scheda riporta i movimenti che, nell’anno, hanno interessato tale conto.
  • Il libro mastro non deve essere vidimato, né bollato, né numerato

REGISTRO DEI BENI AMMORTIZZABILI

 

 

 Il registro dei beni ammortizzabili è di natura fiscale e viene tenuto al fine di poter dedurre dal reddito d’esercizio le quote di ammortamento, che devono essere registrate in contabilità e imputate a conto economico a pena la loro indeducibilità dal reddito d’impresa.

Deve avere una progressiva numerazione delle pagine e non è necessaria la vidimazione/bollatura).

  • deve contenere l’elenco di tutti i beni materiali ed immateriali di riportati in bilancio, anche quelli iscritti in pubblici registri;
  • devono essere riportati tutti gli elementi identificativi: l’anno di acquisizione, il costo originario, il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d’imposta,  la quota annuale di ammortamento, il fondo di ammortamento progressivo, le eliminazioni dal processo produttivo, le rivalutazioni, le svalutazioni,.

Gli ammortamenti possono essere registrati, in alternativa dell’apposito registro:

  • Per i soggetti in contabilità ordinaria:
    • Sul libro inventari o Sul libro giornale;
  • Per i soggetti in contabilità semplificata:
    • Sul registro Iva degli acquisti.

 OBBLIGO
SCRITTURE AUSILIARIE DI MAGAZZINO

 

 Le scritture ausiliarie di magazzino devono riportare tutte le movimentazioni i e le variazioni del magazzino.
Non necessitano bollatura e vidimazione dei registri;
Nei casi in cui le imprese in contabilità ordinaria, superino entrambi i seguenti limiti:
·                     Ricavi superiori a €. 5.164.568,99 per esercizio;
·                     Rimanenze finali superiori a €. 1.032.913,80.
Sorge anche l’obbligo di redazione delle scritture ausiliarie di magazzino, tale obbligo scatta dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui tali limiti sono stati superati e termina il primo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, tali limiti non vengono superati.

SOGGETTI ESONERATI
SCRITTURE AUSILIARIE DI MAGAZZINO

 

 sono esonerati dall’obbligo delle scritture ausiliarie di magazzino:

  • I commercianti al minuto e i soggetti assimilati;
  • Coloro che devono tenere il registro di carico-scarico
IMPORTI DA VERSARE PER LA VIDIMAZIONE
 l Se l’importo del capitale o del fondo in dotazione  ≤ € 516.456,90 l’imposta è di € 309,87;
l Se l’importo del capitale o del fondo in dotazione  > € 516.456,90 l’imposta è di € 516,46.
MODALITÀ DI VERSAMENTO DELLA TASSA Per le società che si trovano nel primo anno di attività: prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività con bollettino di c/c postale n. 6007, intestato all’Ufficio delle Entrate Centro Operativo di Pescara.
Per gli anni di attività successivi al primo:
versamento: entro il 16 marzo di ogni anno;
in via telematica con il modello F24, indicando nella Sezione “Erario” il codice tributo 7085 – “Tassa annuale vidimazione libri sociali“.
TARDIVO O OMESSO VERSAMENTO L’omesso e/o il ritardato versamento della tassa di vidimazione libri sociali, codice tributo 7085, prevede una sanzione amministrativa che va dal 100% al 200% della tassa stessa.
RAVVEDIMENTO OPEROSO

 Le società che intendano regolarizzare spontaneamente la propria posizione, possono ricorrere all’istituto del ravvedimento operoso in tal caso la sanzione si riduce al:
10% (1/10 del 100% ), nel caso in cui il versamento sia eseguito entro 30 giorni dalla scadenza;
12,5% (1/8 del 100%), nel caso in cui il versamento sia eseguito oltre i 30 giorni dalla scadenza, ma entro 1 anno.
Il versamento della sanzione ridotta deve essere eseguito contestualmente alla regolarizzazione del tributo ed al versamento degli interessi moratori calcolati al tasso legale annuo (pari allo 0,5% dal 1° gennaio 2016), con maturazione giorno per giorno, comprendendo anche il giorno dell’effettivo versamento
MODALITÀ DI VERSAMENTO DEL RAVVEDIMENTO OPEROSO la tassa annuale maggiorata degli interessi deve essere versata mediante il modello F24, indicando il codice tributo “7085” e l’anno di riferimento ;
la sanzione deve essere versata mediante modello F23, riportando: nel campo 6: il codice ufficio “RCC”;
nel campo 9: la causale “SZ”; nel campo 11: il codice tributo “678T – Sanzione pecuniaria tasse sulle CC.GG.
DEDUCIBILITÀ DELLA TASSA La deducibilità fiscale ai fini del reddito d’impresa avverrà nel periodo di imposta del pagamento. Il tributo è deducibile anche ai fini IRAP con le regole proprie di tale imposta
IMPOSTA DI BOLLO Per la tenuta del libro giornale e del libro degli inventari è dovuta l’imposta di bollo. La determinazione dell’imposta di bollo per i registri tenuti:

·                     In modalità cartacea, il tributo è dovuto ogni 100 pagine o frazione di esse nella misura di 16,00 euro, per le società di capitali che versano in misura forfetaria la tassa di concessione governativa, oppure di 32,00 euro, per tutti gli altri soggetti;
 

             I LIBRI E I REGISTRI CONTABILI TENUTI
                      IN FORMATO ELETTRONICO

REGOLARITA’ DEL FORMATO ELETTRONICO DEI LIBRI E REGISTRI

 Il registro contabile tenuto in formato elettronico, è considerato regolare anche in mancanza di trascrizione su supporto cartaceo, a condizione che, in caso di accesso, ispezione o verifica:
·                     Risulti aggiornato su supporti elettronici;
·                     Sia stampato su richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza.
Tale previsione sopracitata risulta in deroga rispetto alla regola generale che prevederebbe regolari i registi contabili tenuti in formato meccanografico se trascritti su supporto cartaceo nel termine di tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.
Le norme fanno riferimento ai “sistemi elettronici” e non più ai “sistemi meccanografici“ ed a “qualsiasi registro contabile“ pertanto dovrebbe, ragionevolmente, trattarsi di tutti:
i libri o i registri prescritti in caso di tenuta della contabilità ordinaria e semplificata (tra cui il libro giornale e degli inventari, i Registri IVA, il libro cespiti, il libro mastro, i registri cronologici per le imprese in contabilità semplificata e i professionisti).
“La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni casi, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengano stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”

 

MODALITÀ DI TENUTA DEI REGISTRI CONTABILI ELETTRONICI

 

 I registri contabili tenuti in forma elettronica sono regolari, anche in assenza della trascrizione su un supporto cartaceo, a condizione che:

·                     I dati siano aggiornati sui supporti elettronici;
·                     Siano stampati su supporto cartaceo, se richiesto dagli organi ispettivi, in sede di controllo.
Il registro contabile tenuto con sistemi elettronici potrebbe essere conservato:
·                     Supporto cartaceo (previa stampa);
·                     Modalità elettronica.
Nel caso di scelta della modalità di conservazione in modalità analogica, si può beneficiare della stampa entro i tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione dei redditi.
(Incertezza sull’applicabilità della nuova disposizione anche ai fini civilistici, per considerare adempiuti, per i registri contabili tenuti esclusivamente in modalità elettronica, gli obblighi di conservazione di cui all’art. 20 c.c.

SCELTA DI STAMPA CON CONSERVAZIONE CARTACEA
consente di stampare i registri dell’anno 2022 entro il 28 febbraio 2024 (3 mesi dopo la scadenza della dichiarazione dei redditi relativa al 2022, che scade il 30 novembre 2023).
obbligo di stampa in caso di richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza.

REGISTRAZIONI AI FINI IVA
Ai fini Iva la registrazione deve essere effettuata entro il termine del 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione; 
MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI REGISTRI CONTABILI ELETTRONICI

 

 Per la regolare conservazione elettronica dei registri i documenti informatici, devono possedere le seguenti caratteristiche:

·                     Immodificabilità;
·                     Integrità;
·                     Autenticità;
·                     Leggibilità;
·                     Utilizzo dei formati previsti dal D.Lgs. n. 82/05.
La validità del processo di conservazione dei documenti informatici si determina con l’apposizione di una marca temporale opponibile ai terzi sull’archiviazione.
Il processo di conservazione deve essere effettuato entro 3 mesi dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi; 
 

DEROGHE ALLA DISCIPLINA

MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI REGISTRI CONTABILI ELETTRONICI

 

 

 In deroga a quanto previsto la disposizione prevede che la tenuta dei registri contabili con sistemi elettronici è considerata regolare anche in assenza di stampa su supporto cartacei nei termini di legge a condizione che:
·                     In sede di accesso ispezione o verifica i registri risultino aggiornati sui sistemi elettronici;
·                     Vengano stampati a richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.ATTENZIONE
Tale possibilità è limitata solo ai registri contabili (libro giornale, libro degli inventari e registri prescritti ai fini dell’Iva, scritture ausiliare comprese quelle di magazzino e registro cespiti ammortizzabili).
Per tutti gli altri tipi di documenti informatici tenuti su supporti elettronici (fatture elettroniche SdI e altri documenti a rilevanza fiscale) continuano a dover essere inviati in un sistema di conservazione elettronica che ne garantisce l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità.ATTENZIONE
L’Agenzia delle Entrate, in ogni caso, ha precisato che sia sempre obbligatoria la conservazione dei registri contabili, attraverso conservazione digitale quando il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero, materializzarli (in stampa) in caso di conservazione cartacea.

IMPOSTA DI BOLLO PER I REGISTRI CONTABILI ELETTRONICI

 

 L’imposta di bollo dovuta sui registri contabili elettronici (libro giornale e inventario) viene determinata in base al numero di pagine (quantificabili generando il file pdf su supporto informatico del registro che sarà successivamente oggetto di stampa);

  • nel qual caso il tributo è dovuto per l’importo di euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse per le società di capitali e di euro 32,00 per tutti gli altri soggetti;
  • Pagata tramite modello F24.
CONSERVAZIONE DELLE FATTURE

 

 Le fatture elettroniche emesse o ricevute in formato XML attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) ( fatture attive e passive) devono essere conservate con modalità elettronica entro tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, attualmente conicidente con il 28 febbraio dell’anno successivo.
La conservazione sostitutiva digitale è ammessa anche per quanto riguarda le fatture cartacee sia emesse che ricevute.Conservazione Delle Fatture Per I Forfettari
I contribuenti in regime forfettario in caso di emissione di fatture cartacee devono conservare con modalità cartacea.
In caso di fatture elettroniche la conservazione deve avvenire digitalmente.

CONSIGLI UTILI OPERATIVITA’

STAMPA DEL LIBRO INVENTARI E GIORNALE DI CONTABILITA’ PER L’ANNO 2021

 ricordare che la scadenza per la stampa di tutti i libri contabili in effettivo è  il 28/02/2023

SCADENZA per soggetti con anno sociale regolare 28 Febbraio 2023

(entro 90 gg. dalla data di trasmissione Dichiarazione Redditi).

CONSIGLI PRELIMINARI PER SVOLGERE CORRETTAMENTE L’ADEMPIMENTO

Verificare che siano state effettuate tutte le stampe dei registri e dei libri contabili in modo definitivo seguendo le seguenti operazioni :
1.      controllo movimenti dall’ 01/01/2021 al 31/12/2021 ( verifica sbilanci, ecc. ecc);
2.      stampa registri iva acquisti ,vendite e corrispettivi  con le relative liquidazioni mensili o trimestrali complete degli estremi di versamento nel caso di debito iva;
3.      stampa libro giornale dall’01/01/2021 al 31/12/2021 con relativa apertura e chiusura dei conti (vi ricordiamo di rispettare le regole per la numerazione delle pagine e le marche da apporre)
4.      stampa libro inventari contabile (bilancio al 31/12/2021 con attivo, passivo, conto economico con dettaglio delle voci patrimoniali (clienti, fornitori, ecc. compreso il dettaglio dell’inventario delle merci al 31/12/21, se formato da poche pagine).
5.      In caso contrario si consiglia di scrivere anche a mano accanto al valore delle rimanenze di magazzino la seguente dicitura: “per il dettaglio delle rimanenze vedasi scritture ausiliarie di magazzino composte da apposito elenco dell’inventario delle merci in magazzino, Art. 15 DPR 600/73.”
6.           In chiusura stampare il bilancio CEE come depositato con relativa nota integrativa;
NON DIMENTICARE: firma dell’organo amministrativo o del titolare  OBBLIGATORIA ALLA FINE DI OGNI ANNO che in tal modo si assume la responsabilità del suo contenuto;
 TALE FIRMA SOSTITUISCE LA VIDIMAZIONE : la mancanza della sottoscrizione rende inesistente ai fini giuridici il libro giornale ed il libro inventari.
7.     Stampare tutti i mastrini o partitari o schede di conto dal 01/01/2021 al 31/12/2021.

Studio Russo