Gestione dei Documenti di Trasporto DDT – FATTURE

Gestione dei Documenti di Trasporto DDT – FATTURE đźš’

ESEMPIO PRATICO Gestione dei Documenti di Trasporto (DDT)

 

tra SOCIETA’ BETA SRL  (Trasportatore) e SOCIETA’ ALFA (Committente)

  1. Elenco Step Sequenziali e ResponsabilitĂ 

Step Descrizione Responsabile ModalitĂ  Tempistiche Consigliate
1 Emissione DDT SOCIETA’ ALFA (Committente) o SOCIETA’ BETA  (Trasportatore, se delegato) Cartacea/Telematica Prima della partenza della merce
2 Trasmissione DDT a SOCIETA’ BETA SOCIETA’ ALFA (Committente) Cartacea/Telematica Contestuale all’affidamento della merce
3 Consegna merce e DDT al cliente terzo SOCIETA’ BETA  (Trasportatore) Cartacea (originale) Al momento della consegna della merce
4 Firma per ricevuta sul DDT da parte del cliente terzo Cliente terzo Cartacea (originale) Al momento della consegna della merce
5 Restituzione copia DDT firmata a SOCIETA’ ALFA SOCIETA’ BETA  (Trasportatore) Cartacea/Telematica (scansione) Entro 2 giorni lavorativi dalla consegna
6 Archiviazione DDT SOCIETA’ BETA  e SOCIETA’ ALFA Cartacea/Telematica Immediata, secondo normativa vigente
7 Gestione anomalie (es. mancata firma, perdita documento) SOCIETA’ BETA  (se durante trasporto/consegna), SOCIETA’ ALFA (se in ricezione) Comunicazione scritta Immediata, entro 24h dall’evento

 

  1. Contenuti Obbligatori del DDT (art. 1 DPR 472/1996)

  • Data di emissione
  • Numero progressivo
  • Dati identificativi di SOCIETA’ ALFA (cedente/committente)
  • Dati identificativi di SOCIETA’ BETA (trasportatore)
  • Dati identificativi del cliente terzo (destinatario)
  • Descrizione della merce (natura, qualitĂ , quantitĂ )
  • Causale del trasporto
  • Luogo di partenza e di destinazione
  • Data e ora di partenza (se richiesta)
  • Firma del trasportatore e del destinatario (per attestazione consegna)

3. ModalitĂ  di Consegna e Archiviazione

  • Cartacea: DDT originale accompagna sempre la merce; copia per SOCIETA’ BETA e SOCIETA’ ALFA.
  • Telematica: Invio tramite PEC, email con firma digitale o sistemi gestionali condivisi; scansione della copia firmata per archiviazione digitale.
  • Archiviazione: Obbligo di conservazione per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972).

  1. Firme e Attestazioni

  • SOCIETA’ BETA : Firma per presa in carico della merce.
  • Cliente terzo: Firma per ricevuta della merce.
  • SOCIETA’ ALFA: Riceve copia firmata per attestazione avvenuta consegna.

 

5. Gestione Anomalie

  • Mancata firma del destinatario: Annotazione sul DDT e immediata comunicazione a SOCIETA’ ALFA.
  • Perdita o danneggiamento DDT: Redazione di dichiarazione sostitutiva e comunicazione a SOCIETA’ ALFA.
  • Ritardi nella restituzione: Segnalazione scritta a SOCIETA’ ALFA con motivazione.

  1. Riconsegna Copie Firmate al Committente

  • ModalitĂ : Consegna fisica della copia cartacea firmata o invio scansione via email/PEC.
  • Tempistiche consigliate: Entro 2 giorni lavorativi dalla consegna della merce.

 

7. Riferimenti Normativi di Base

  • DPR 472/1996: Disciplina del documento di trasporto.
  • DPR 633/1972, art. 39: Obbligo di conservazione dei documenti.
  • Codice Civile, art. 2220: Conservazione delle scritture contabili.
  • Codice della Strada, art. 46: Obbligo di accompagnamento della merce.

Nota: Le modalitĂ  operative possono essere integrate da specifiche procedure interne o accordi contrattuali tra le parti.

NON EQUIPOLLENZA DALLA PEC CON FIRMA DIGITALE E CONSERVAZIONE DIGITALE.

la sola trasmissione tramite PEC di un file contenente la copia del DDT, anche se firmata digitalmente dalla SOCIETA’ BETA , non elimina per le parti l’obbligo di assicurare la conservazione dei documenti secondo le regole tecniche vigenti.
La PEC e la firma digitale forniscono prova di invio/recezione e di paternità/integrità, ma gli obblighi di conservazione (fiscali e contabili) vanno adempiuti tramite un processo di conservazione digitale «a norma» (DPCM/DM/Linee guida AgID) che produce pacchetti con riferimenti temporali opponibili ai terzi. [1]

Analisi dettagliata CARATTERISTICHE PEC CON FIRMA DIGITALE E CONSERVAZIONE DIGITALE

  1. Valore della PEC e della firma digitale La PEC attesta invio e consegna e rende opponibili data/ora di ricezione;
  2. la firma digitale garantisce provenienza e integritĂ  del documento informatico e (se qualificata/conforme) ne dĂ  efficacia di «forma scritta» ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Quindi PEC + firma digitale danno evidenza probatoria molto solida della trasmissione e del contenuto. [1][2]
  3. Obbligo di conservazione sostitutiva per i documenti fiscalmente rilevanti: Gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti fiscalmente rilevanti si considerano adempiuti solo se il processo di conservazione è conforme alle regole tecniche (DPCM, DM 17/6/2014, Linee guida AgID). La semplice detenzione di una PEC ricevuta non sostituisce, di per sé, la procedura di conservazione sostitutiva «a norma» che si conclude con la firma digitale del responsabile della conservazione e l’apposizione di riferimento temporale opponibile ai terzi. [1][3][4]
  4. Posizione dell’Agenzia delle Entrate e prassi L’Agenzia delle Entrate ribadisce che per i documenti rilevanti ai fini tributari occorrono immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità nel tempo; il processo di conservazione deve terminare con marca temporale opponibile ai terzi (quindi non è sufficiente solo l’invio via PEC). In varie consulenze/interpelli e risoluzioni l’Agenzia ha chiarito che l’invio via PEC è utile e probatorio, ma non sostituisce la conservazione sostitutiva «a norma». [2][5]

 

Implicazioni pratiche

Applicazione al caso pratico (SOCIETA’ BETA  → SOCIETA’ ALFA: DDT firmati dal cliente terzo)

  • Effetto immediato della PEC firmata da SOCIETA’ BETA : Fornisce ricevuta di invio/consegna opponibile e prova che SOCIETA’ BETA  ha trasmesso a SOCIETA’ ALFA la copia firmata; la firma digitale sul file attesta provenienza/integritĂ .
  • Cosa rimane obbligatorio: Sia SOCIETA’ BETA che SOCIETA’ ALFA, se i DDT sono rilevanti ai fini contabili/fiscali (di norma sì), devono assicurare la conservazione del documento secondo le regole tecniche (conservazione sostitutiva «a norma») oppure conservare l’originale cartaceo se optano per la conservazione analogica quando consentito. L’opzione «solo PEC» senza processo di conservazione conforme non soddisfa l’obbligo fiscale di conservazione nel tempo. [6]
  • Esempi pratici: Se SOCIETA’ BETA  invia via PEC a SOCIETA’ ALFA il PDF del DDT firmato digitalmente: SOCIETA’ ALFA ha prova dell’avvenuta consegna; ma per assolvere l’obbligo fiscale deve: a) conservare digitalmente quel file in un sistema di conservazione conforme (con pacchetto di archiviazione, firma del responsabile della conservazione, marca temporale opponibile), oppure b) conservare l’originale cartaceo (se la normativa e la prassi applicabile lo consentono nel caso concreto e non sussistono obblighi di dematerializzazione). Se SOCIETA’ ALFA allega il DDT alla fattura elettronica e utilizza il servizio di conservazione dell’Agenzia (ove applicabile), i DDT possono essere portati automaticamente in conservazione con la fattura; ma ciò è un processo di conservazione formale, non la semplice ricezione via PEC. [6]

 

INDICAZIONI OPERATIVE RACCOMANDATE (IMMEDIATE E OBBLIGATORIE)

  1. Non fidarsi solo della PEC come «conservazione»: istituire o utilizzare un sistema di conservazione digitale conforme (interno o provider accreditato AgID) per i DDT fiscalmente rilevanti.
  2. Documentare la procedura interna: manuale di conservazione, responsabilitĂ  del responsabile della conservazione, formati, regole di riversamento, politiche di retention.
  3. Quando si invia il DDT via PEC: Allegare file firmati digitalmente (preferibile: firma digitale qualificata) e mantenere ricevute PEC; ma contemporaneamente inserire il file nel processo di conservazione «a norma» (firma del responsabile + marca temporale + pacchetto opponibile).
  4. Se si opta per conservazione cartacea (quando ammessa), verificare che le prassi e i fattori fiscali lo consentano (ad es. DDT allegati a fattura elettronica → possibile integrazione in conservazione elettronica con la fattura).
  5. Assicurare la reperibilità e l’accessibilità in caso di ispezione (estrazione per codice fiscale/partita IVA/data ecc.), come richiesto dalla prassi Agenzia.

Fonti

  1. Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale)
  2. Agenzia delle Entrate – Consulenza n. 1 del 2023
  3. Agenzia delle Entrate – Interpello n. 740 del 2021
  4. Agenzia delle Entrate – Risoluzione n. 96/E del 21/07/2017 (gestione documentale note spese)
  5. Agenzia delle Entrate – Interpello n. 417 del 2019
  6. Agenzia delle Entrate – FAQ Fatture e corrispettivi (conservazione DDT e fattura elettronica)

 

Studio Russo